Фасилитация – это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей.
Это метод работы с командой, в которой главной целью является помощь в принятии решений. Фасилитатор является экспертом не в содержании темы, а в том, как структурировать информацию и принять групповое решение. Фасилитатор всегда остается в безоценочной позиции по отношению к тому, что говорят участники
Выделяют различные виды фасилитации:
1. Фасилитация при проведении рабочих совещаний (meeting facilitation).
2. Фасилитация рабочих групп и команд (team facilitation).
3. Фасилитация организационных изменений (organisational facilitation).
4. Фасилитация изменений на уровне макроэкономических, политических и социальных систем и сетей (system/network facilitation).
Для создания эффективного процесса выработки решений нам необходим фасилитатор, который будет управлять всем процессом.
В зону его влияния входят следующие аспекты:
– учет этапов совещания;
– фокусировка группы на теме и цели;
– сбор информации и мнений;
– фиксация результатов группового обсуждения и визуализация для понимания;
– достижение консенсуса и принятие решений;
– управление групповой динамикой (создание рабочей атмосферы, вовлечение каждого участника, управление неконструктивным поведением, поддержание энергии в группе).
Основные этапы процесса совещания и группового обсуждения просты, как и в любом художественном произведении в совещании есть этапы:
– Подготовка
– Открытие
– Основная рабочая часть
– Завершение
Фокусировка группы
Задача фасилитатора – установить в начале курс, маршрут по которому пойдет группа и избегать отходов от него. По ходу всего обсуждения напоминать о цели и обозначать как данная активность и техника приближает нас к достижению результата; проводить промежуточные итоги; четко давать инструкции каким способом сейчас группа будет обсуждать, работать и контролировать время и выполнение заданий. При отклонении группы от заданной темы важно возвращать ее обратно к цели, а возникающие побочные вопросы перенаправлять и фиксировать для отдельного обсуждения.
Фиксация результатов обсуждений, работы
Фиксируйте обсуждение и делайте мысли и высказывания достоянием все группы, это поможет общему пониманию и продвижению группы по обсуждаемым вопросам. Существуют разные способы фиксации – фасилитатор или один из участников пишет на карточках или флипчарте, участники сами фиксируют свои мысли на карточках и затем их вывешивают на модерационных досках. Здесь существует правило, что важно писать ближе к высказыванию – то что сказал человек, а если уточняете, то попросите человека самого это сделать. Используйте визуализацию (картинки, образы), один из современных развивающихся методов – визуальные графические шаблоны, которые подготавливаются заранее, а по ходу совещания в них вносится результаты обсуждений.
Визуализация дискуссии и ее результатов способствуют лучшему общему пониманию, фокусировки внимания участников, возможности в любой момент обратиться в написанному, а также созданные визуальные картинки являются якорями и позволяют лучше запоминать.
Сбор информации и мнений
На этапе сбора информации и мнений мы выявляем индивидуальные мнения по обсуждаемой теме, собираем все аспекты, которые значимы для участников по вопросу. И на этом этапе очень важно вовлечь каждого участника в действие и обсуждения для получения от каждого вклада. Ведь по исследованию, проведенному в Гамбургском университете , оказалось, что чем выше качество индивидуального вклада, касательно рассматриваемой темы в начале группового взаимодействия, и чем более разносторонен и независим индивидуальный вклад, тем выше будет групповая производительность. Таким образом, высококачественный индивидуальный вклад оказывает влияние на конечное решение группы.
Существует много различных техник для сбора информации: использование разного типа вопросов, мозговой штурм (разные техники брейнсторминга), сбор индивидуальных мнений с помощью модерационных карт и их группирование, чтобы разбить на категории, ранжирование – для выявления важности. Для менеджеров и фасилитаторов, ведущих совещания и групповые обсуждения важно знать различные методы и техники фасилитации, и когда и как их использовать.
Создание консенсуса
Задача фасилитатора создать процесс, который будет фокусироваться на достижении консенсуса. Консенсус, это не тогда когда все соглашаются, но когда участники согласны согласиться («я могу с этим жить и поддерживаю это»).
Многие люди приходят на обсуждение в разными взглядами по обсуждаемому вопросу. Необходимо создать такой процесс и условия, чтобы люди друг друга услышали, осознали что стоит за разными мнениями и позициями, поняли аргументы друг друга, проанализировали альтернативы и другие возможные решения. Фасилитатор контролирует процесс достижения консенсуса, и если в ходе обсуждения возникает спор, обсуждение становится эмоциональным, слишком много времени теряется, то нужно использовать техники вмешательства и помогать группе.
Чтобы помочь группе достичь консенсуса фасилитатор будет :
-Выявлять моменты согласия
-Переформулировать высказывания, чтобы подчеркнуть общность идей
-Исследовать цели отдельных участников
-Подталкивать людей исходить от идей других
-Проверять истинность консенсуса, не является ли он конформизмом (действительно и все согласны)
-Проверять соответствует ли консенсус задаче
-Управление динамикой группы.
Фасилитатор будет работать с неконструктивном поведением отдельных участников и группы. Неконструктивное поведение – это любое действие участника, осознанно или неосознанно проявляющее неудовольствие используемым процессом, содержанием совещания или внешним фактором, не относящимся к сессии . И здесь действия фасилитатора: осознанное предотвращение, раннее выявление, четкое разрешение! Ведь задача фасилитатора создать конструктивный процесс обсуждения, а любое неконструктивное поведение разрушает его, отвлекает группу и не дает возможности двигаться к решению вопросов. В арсенале фасилитатора должны иметься техники вмешательства и возвращения группы и отдельных участников к работе, причем верх мастерства – когда из неконструктивного участника вы делаете вовлеченного и активного.
